Habilidades para la comunicación efectiva

La comunicación es una de las habilidades más importantes que necesita una persona, para tener éxito en el lugar de trabajo.

A comunicar se aprende. Si quieres ser un comunicador experto, debes ser eficaz en todos los puntos del proceso de comunicación y debes sentirte cómodo con los diferentes canales de comunicación.

Siempre que te comunicas con otra persona, cada uno sigue los pasos del Proceso de Comunicación.

Durante el proceso de Comunicación:

• La persona que es la fuente de la comunicación la codifica en un mensaje y lo transmite a través de un canal.
• La persona que es el receptor decodifica el mensaje y, de una forma u otra, retroalimenta su comprensión o falta de comprensión a la fuente.

Al comprender los pasos del proceso, podrás ser más consciente de tu papel en él, reconocer lo que necesitas hacer para comunicarte de manera efectiva, anticipar los problemas antes de que sucedan y mejorar su capacidad general para comunicarte de manera efectiva.

La fuente: planifica tu mensaje

Antes de comenzar a comunicarte, tómate un momento para descubrir qué quieres decir y por qué. No pierdas el tiempo transmitiendo información que no es necesaria, y tampoco hagas perder el tiempo al oyente ni al lector. Con demasiada frecuencia, la gente sigue hablando o escribiendo porque cree que al decir más seguramente cubrirá todos los puntos. Sin embargo, a menudo lo único que hacen es confundir a las personas con las que hablan.

Para planificar tu comunicación:

• Saber cuál es tu objetivo.
• Comprende a tu audiencia. ¿Con quién te estás comunicando? ¿Qué necesitan saber?
• Planifica lo que quieres decir y cómo enviarás el mensaje.
• Busca comentarios sobre cómo fue recibido tu mensaje.
• Cuando hagas esto, podrás elaborar un mensaje que tu audiencia recibirá positivamente.
• Los buenos comunicadores utilizan el principio KISS (Keep It Simple and Straightforward “simple y sencillo”). Saben que a menudo menos es más y que una buena comunicación debe ser tanto eficiente como efectiva.

Codificación: creación de un mensaje claro y bien elaborado

Cuando sepas lo que quieres decir, decide exactamente cómo lo dirás. Eres responsable de enviar un mensaje que sea claro y conciso. Para lograrlo, debes considerar no sólo lo que dirás, sino también cómo crees que lo percibirá el destinatario.

A menudo nos centramos en el mensaje que queremos enviar y la forma en que lo enviaremos. Pero si nuestro mensaje se entrega sin considerar la perspectiva del destinatario, es probable que parte de ese mensaje se pierda. Para comunicarse más efectivamente:

Comprende lo que realmente necesitas y quieres decir.

Anticipa la reacción de la otra persona a tu mensaje.

Elige palabras y lenguaje corporal que permitan a la otra persona escuchar realmente lo que estás diciendo.

Con la comunicación escrita, asegúrate de que lo que escribes se percibe de la forma prevista. Las palabras en una página generalmente no tienen emoción: no te «sonríen» ni «fruncen el ceño» mientras las lees; siempre que tu no seas un escritor muy avezado.

Al escribir, tómate el tiempo para hacer lo siguiente:

• Revisa tu estilo.
• Evita la jerga.
• Revisa tu gramática y puntuación.
• Comprueba también el tono, la actitud, los matices y otras sutilezas. Si cree que el mensaje puede ser malinterpretado, probablemente lo sea. ¡Tómate el tiempo para aclararlo!
• Familiarízate con las políticas de redacción o guías de estilo de su empresa.
• Utiliza imágenes, cuadros y diagramas siempre que sea posible. Como dice el refrán, «una imagen vale más que mil palabras».
• Considera el contexto cultural. Si existe la posibilidad de que se produzcan problemas de comunicación o malentendidos debido a barreras culturales o lingüísticas, aborda estos problemas con antelación.

Elegir el canal correcto

Además de codificar tu mensaje, debe elegir el mejor canal de comunicación para enviarlo. Quieres ser eficiente y al mismo tiempo aprovechar al máximo su oportunidad de comunicación.

Usar el correo electrónico para enviar instrucciones sencillas es práctico. Sin embargo, si deseas delegar una tarea compleja, un correo electrónico probablemente generará más preguntas, por lo que puede ser mejor hablar en persona. Y si tu comunicación tiene algún contenido emocional, ¡manténte alejado del correo electrónico! Asegúrate de comunicarte cara a cara, para que puedas juzgar el impacto de tus palabras y ajustar tu mensaje adecuadamente.

Al elegir el canal adecuado para tu mensaje, has de considerar lo siguiente:

• La sensibilidad y el contenido emocional del tema.
• Si es fácil comunicar detalles.
• Las preferencias del receptor.
• Limitaciones de tiempo.
• La necesidad de hacer y responder preguntas.

Decodificación: recepción e interpretación de un mensaje

Puede ser fácil concentrarse en hablar: queremos exponer nuestros puntos, porque normalmente tenemos mucho que decir. Sin embargo, para ser un gran comunicador, también debes dar un paso atrás, dejar que la otra persona hable y escucharle. Esto no significa que debas ser pasivo. Escuchar es un trabajo duro, por eso a la escucha eficaz se llama escucha activa.

Para escuchar activamente, has de prestar toda tu atención al orador:

• Mira a la persona.
• Presta atención a su lenguaje corporal.
• Evitar distracciones.
• Asiente y sonríe para reconocer los puntos.
• De vez en cuando piensa en lo que la persona ha dicho.
• Deja que la persona hable.
• No interrumpas.
• La escucha empática también te ayuda a decodificar mensajes con precisión.
• Para comprender completamente un mensaje, es necesario comprender las emociones y los sentimientos subyacentes que expresa el hablante.

Retroalimentación

Necesitas retroalimentación, porque sin ella no puede estar seguro de que la gente haya entendido tu mensaje. A veces la retroalimentación es verbal y otras no. Hemos analizado la importancia de hacer preguntas y escuchar con atención. Sin embargo, la retroalimentación a través del lenguaje corporal también puede ayudarte a evaluar el impacto de tu mensaje.

Al observar las expresiones faciales, los gestos y la postura de la persona con la que te estás comunicando, podrás detectar:

• Niveles de confianza.
• Si está a la defensiva.
• Si se está conforme.
• Comprensión (o falta de comprensión).
• Nivel de interés.
• Nivel de compromiso con el mensaje.
• Veracidad (o mentira/deshonestidad).
• La retroalimentación también puede ser formal. Si estás comunicando algo realmente importante, a menudo puede valer la pena hacerle preguntas a la persona con la que estás hablando para asegurarte de que lo haya entendido completamente. Y si recibe este tipo de comunicación, repítala con sus propias palabras para comprobar su comprensión.

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