La gestión de proyectos es un proceso clave para el éxito de cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.
A medida que las empresas enfrentan cada vez más desafíos complejos y cambiantes, esta se ha vuelto aún más importante para garantizar que los proyectos se completen de manera efectiva, eficiente y en línea con los objetivos estratégicos de la organización.
En este post, exploraremos la importancia de la gestión de proyectos, sus ventajas, métodos y cómo puede ayudar a las empresas a alcanzar el éxito en un entorno empresarial cada vez más competitivo.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos para empresas consiste en administrar múltiples proyectos a nivel organizacional. Esto se logra a través de la implementación de procesos estandarizados que buscan optimizar la gestión de los diferentes planes y propósitos empresariales.
Su objetivo principal es el de alinear los objetivos de los negocios con los de los proyectos que se desean llevar a cabo y ejecutar, para así asegurarse de que la organización destina sus recursos en la dirección más adecuada y en el momento más oportuno para lograr mejores resultados.
De igual modo, es útil para administrar los elementos interdependientes que pueden existir entre los distintos proyectos, además de para contar con más posibilidades de que se cumplan dentro del tiempo y del presupuesto inicialmente estimado.
La importancia de la gestión de proyectos en el mundo empresarial
La importancia de una buena y óptima gestión de proyectos en el mundo empresarial es más esencial de lo que se podría pensar en un primer momento.
No hay que olvidar que los proyectos de este tipo tienden a ser complejos y a involucrar a varias partes, por lo que hay que saber dirigirlos de la manera correcta.
En general, el valor de este tipo de gestiones radica en las siguientes razones:
- Objetivos bien definidos: una buena gestión de un proyecto posibilita que se definan los objetivos y el alcance, así como que se conozcan las principales prioridades que se deben perseguir.
- Buena alineación estratégica: una de las razones por las que efectuar una gestión de proyectos es poder establecer los proyectos en la misma línea de la estrategia de la empresa. De esta forma, se impulsa la estrategia del negocio.
- Seguimiento de calidad: un proyecto puede cumplir a la perfección los objetivos de presupuesto y de tiempo, pero si no se hace lo propio con los parámetros de calidad, no tendrá éxito.
- Disminución de gastos: una gestión de proyectos de calidad hace disminuir notablemente el coste invertido, puesto que la eficiencia sube y los riesgos bajan.
- Planteamiento realista: una buena dirección de un proyecto estudia detenidamente el contexto general y la situación del negocio, fijando objetivos y presupuestos realistas.
Características de la gestión de proyectos
Las gestión de proyectos cuenta con diferentes fases que facilitan que todo el proceso se complete de la manera correcta y adecuada:
- Análisis de viabilidad: es decir, si es factible y rentable. Para determinar la factibilidad del proyecto, se estudian los recursos con los que cuenta la empresa y su situación concreta.
- Planificación del proceso: si se concluye que se puede continuar con el proyecto, se debe elaborar un cronograma que divida el trabajo de cada parte del equipo, marcando los objetivos a conseguir y los recursos con los que se cuenta.
- Desempeño del proyecto: momento en el que se desempeña el proyecto y el trabajo en sí.
- Seguimiento: es necesario realizar un monitoreo y seguimiento a lo largo de todo el proceso del proyecto. De esta manera se puede conocer si se están cumpliendo los objetivos dentro del plazo establecido y con los recursos disponibles. Es decir, gracias al seguimiento se verifica si realmente el trabajo está siendo efectivo.
- Cierre del proyecto: en el momento en el que van finiquitando todos los procesos del proyecto, se deben ir estudiando los resultados de cada uno de ellos. Cuando terminan todos, se cierra el proyecto, pero no sin antes analizar la posibilidad de hacer ciertas modificaciones con el fin de mejorar algunos aspectos.
Ventajas e importancia de la gestión de proyectos
La gestión de los proyectos puede ser un factor más que clave en el éxito o fracaso de una empresa. De hecho, aporta múltiples ventajas a los negocios. Principalmente destacan:
- Disminución de los gastos: los presupuestos son un parte esencial de toda gestión de un proyecto. A fin de cuentas, mantenerlos en un buen nivel es indispensable para el buen funcionamiento del negocio. Una buena gestión disminuye los costes y aumenta la eficacia de las acciones.
- Establecimiento de metas reales: marcar objetivos reales, se esté hablando de un pequeño o gran proyecto marca la diferencia entre que el proyecto se cumpla o no. Por lo tanto, se evitan en gran medida los fracasos.
- Mayor flexibilidad: uno de los mayores beneficios de contar una buena dirección de los proyectos es su flexibilidad. A lo largo del desarrollo del mismo se pueden encontrar caminos más rentables o factibles que, gracias a la buena organización, se pueden tomar sin mayores complicaciones.
- Aumento de satisfacción de los clientes: en el momento en el que se completan ventas, transacciones, intercambios comerciales u operaciones de una manera eficiente, y dentro del plazo estimado, la satisfacción de los clientes aumenta.
Herramientas y metodologías de gestión de proyectos
Existen multitud de metodologías de gestión de proyectos. El éxito de un trabajo depende en gran medida de escoger la metodología que más se adecúa a él, por lo que es necesario conocerlas:
- Cascada: o método de causa y efecto. Cada fase que finaliza, es el punto de parte de la siguiente.
- Ágil: se basa en la retroalimentación y en la comunicación entre el equipo que está desarrollando el proyecto y los clientes. Se fundamenta en los pequeños logros que se van alcanzando, que en conjunto forman la meta principal. Además, al tener un feedback constante, permite ir mejorando al ir tomando en cuenta este.
- Kanban: estamos una metodología visual. Se basa en la visualización de los procesos del proyectos y de la carga de trabajo de los usuarios a través de tableros o tarjetas.
- Scrum: versa en la delimitación de proyectos internos o Sprints, repartiendo los esfuerzos del equipo. Es indispensable la alineación de todas las partes para que los resultados estén homogeneizados y unificados.
- PRINCE2: destaca por el control, ya que hace posible la monitorización de cada uno de los aspectos de un proyecto.
- Lean: su meta principal es la de disminuir el uso de recursos. Para ello se lleva a cabo una depuración o limpieza a través del que se determinan los más y los menos importantes, focalizando los recursos solamente en los primeros.
- PMBOK: esta metodología es, realmente, una guía estandarizada. Su influencia es tanta que ha marcado y definido los principios de la mayoría de las características de la gestión de proyectos.
En un mundo laboral que cada día es más competitivo, contar con la habilidad de poder gestionar proyectos puede marcar la diferencia entre comenzar o relanzar una carrera profesional.
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