27 de enero de 2025

Transforma tus datos con Power Query: una guía completa

power query guia de inicio

Hoy en día los datos están en todas partes, pero saber cómo manejarlos y darles sentido es lo que realmente marca la diferencia. Power Query es una herramienta súper útil que te permite transformar y organizar tus datos de manera rápida y sencilla, todo dentro de Excel o Power BI. Si alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de información que manejas o por tener que limpiar y preparar los datos manualmente, ¡este post es para ti!

 

¿Qué es Power Query y por qué deberías usarlo?

Si todavía no sabes lo que es Power Query, ¡no sabes lo que te estás perdiendo! Power Query es una herramienta que se usa tanto para conectar como para manejar y preparar un buen volumen de datos, que hace posible importarlos y cargarlos para darles una nueva forma de manera muy sencilla. Para ello, se ayuda de un gran abanico de distintos productos de Microsoft, como puede ser Power BI, Excel Dataverse o Analysis Services, entre otros.

Gracias a esto, al usar Power Query puedes conectar datos provenientes de diferentes fuentes, con distinto tamaño y forma, organizarlos, procesarlos, analizarlos, hacer transformaciones de estos, incluyendo las bases de datos de inteligencia artificial; crear conectores, compartirlos y extraer datos de múltiples fuentes. ¡No es poca cosa!

 

Beneficios de Power Query para la gestión de datos

Ya te adelantamos todas las cosas que puedes hacer con Power Query, pero ¿cuáles son sus principales ventajas frente a otras herramientas que te permiten gestionar datos?

  • Consistencia: esta herramienta te asegura que los datos se transformen de forma consistente todas las veces que se actualizan.
  • Precisión: optimiza y aumenta la precisión de los informes gracias a que disminuye los errores humanos a la hora de trabajar con datos.
  • Accesibilidad: no es necesario tener un alto conocimiento de programación para poder usar Power Query; es decir, es muy accesible para una gran cantidad de usuarios.
  • Eficiencia: se pueden automatizar y transformar datos. Como resultado, el tiempo que se dedica a tareas que pueden ser tediosas baja considerablemente.
  • Flexibilidad: con Power Query se puede trabajar con datos procedentes de muchas fuentes y con diferentes formatos, para poder integrarlos en un solo modelo.

 

Primeros pasos con Power Query: cómo acceder a Power Query en Excel y Power BI

Bien, ya sabes lo que es Power Query y las ventajas que te ofrece, ¡genial! Ahora es momento de dar un paso más allá y conocer cómo acceder a la herramienta a través de  Excel y de Power BI. No pierdas detalle porque te comentamos cómo hacerlo:

  • En Excel:
  1. Abre Excel y a continuación la hoja de cálculo donde vas a trabajar.
  2. Pincha en la pestaña “Datos”, en la parte de arriba.
  3. En la pestaña “Datos” dale a “Obtener datos”.
  4. En el menú de “Obtener datos” clica en “Iniciar Editor de Power Query”.
  • Power BI:
  1. Abre la cinta de opciones. En la parte superior, accede a pestañas como «Inicio», «Transformar» o «Agregar columna» para encontrar las herramientas necesarias para trabajar con datos.
  2. Usa el panel de consultas a la izquierda para gestionar y organizar todas las consultas activas de tu libro de Excel.
  3. Observa en el centro cómo se reflejan en tiempo real los cambios aplicados a tus datos.
  4. Consulta el panel a la derecha para modificar o eliminar las transformaciones realizadas según sea necesario.
  5. Utiliza la barra de fórmulas, ubicada sobre la vista previa de datos, para escribir o ajustar fórmulas con precisión.

 

Cómo importar datos de diferentes fuentes

Vamos a seguir y a conocer cómo importar datos de distintas fuentes, una de las mejores y más útiles funciones de Power Query. Podemos hacerlo tanto desde Excel, como desde bases de datos específicas, archivos de texto e incluso webs. Para ello, solo tienes que seguir estos pasos que te indicamos a continuación:

  1. Localiza la pestaña “Datos” y clica.
  2. A continuación, selecciona “Obtener datos” y luego la fuente desde la que quieres hacerlo.
  3. Selecciona el archivo de datos.
  4. Por último, carga los datos, eligiendo entre hacerlo en el propio Excel o en el Editor de Power Query. ¡Así de rápido y sencillo!

 

Funciones esenciales de Power Query

Power Query cuenta con una amplia gama de funciones esenciales a la hora de trabajar con los datos importados, lo que hace posible prepararlos y transformarlos para llevar a cabo un análisis en detalle.

 

Limpieza de datos: eliminar errores y duplicados

Sin duda, cuando se maneja un gran volumen de datos muchas veces es necesario eliminar errores y duplicados. No te preocupes, porque Power Query te puede ayudar a hacer esto:

  • Elimina columnas o filas innecesarias: Haz clic en columnas o filas y selecciona «Eliminar».
  • Cambia el tipo de datos: Selecciona el ícono junto al nombre de la columna para definir el tipo correcto (número, texto, fecha).
  • Elimina duplicados: Selecciona columnas y haz clic en «Quitar duplicados».
  • Filtra datos: Usa las opciones de filtro en las cabeceras de las columnas.
  • Reemplaza valores: Selecciona una columna, haz clic en «Reemplazar valores», y define qué valores cambiar.
  • Divide columnas: Usa «Dividir columna» para separar contenido basado en delimitadores (espacios, comas, etc.).
  • Combina columnas: Une varias columnas en una sola con «Combinar columnas» o fórmulas personalizadas.
  • Rellena espacios vacíos: Usa las opciones «Rellenar hacia abajo» o «Rellenar hacia arriba».

 

Organización y transformación: reordenar y modificar datos

Cuando tengas eliminados lo errores y los duplicados, llega el momento de organizar y transformar los datos:

  • Reorganiza datos: Usa «Pivotear columnas» para reorganizar o «Anular dinamización» para aplanar tablas.
  • Aplica transformaciones avanzadas.
  • Crea columnas calculadas: Escribe fórmulas personalizadas para generar nuevas columnas.
  • Agrupa datos: Agrupa filas según una columna y realiza operaciones como suma o promedio.
  • Gestiona errores: Usa «Mantener errores» o «Quitar errores» para tratar registros problemáticos.
  • Guarda y aplica los cambios
    • En Excel: Haz clic en «Cerrar y cargar» para guardar los datos transformados en una hoja de cálculo.
    • En Power BI: Haz clic en «Cerrar y aplicar» para cargar los datos al modelo.

¡Tus datos estarán listos y organizados!

 

Combinación de datos: unir tablas y fuentes diferentes

En Power Query puedes combinar tablas y unir datos de estas formas:

  1. Combinar tablas (Merge Queries):
    • Relaciona dos tablas usando una columna común.
    • Selecciona el tipo de unión (Inner, Left, Right, etc.) y expande las columnas necesarias.
  2. Anexar tablas (Append Queries): Une filas de tablas con la misma estructura.
  3. Combinar múltiples fuentes: Carga datos de diferentes orígenes, prepara las tablas y usa Merge o Append según corresponda.
  4. Unir archivos de una carpeta: Usa «Desde carpeta» para combinar automáticamente archivos con estructura similar.

Eso sí: ¡asegúrate de limpiar y transformar los datos antes de combinarlos!

 

Funciones avanzadas y posibilidades

Si las opciones que te ofrece Power Query aun no te parecen suficientes para darle una oportunidad, tienes que saber que cuenta con más funciones avanzadas que harán mucho más sencillo tu trabajo con datos.

 

Automatización de tareas repetitivas

Sí, estás leyendo bien: Power Query te permite automatizar tareas repetitivas, de modo que te ahorres una buena cantidad de tiempo. Una vez configures los pasos para limpiar, transformar o combinar datos, Power Query los guarda y los aplica automáticamente cada vez que actualices la fuente. Esto no solo te ahorra tiempo, sino que también asegura consistencia en las tareas y elimina el riesgo de errores humanos. Así, puedes concentrarte en otra tarea mientras Power Query hace el trabajo más tedioso por ti.

 

Personalización con columnas calculadas

Power Query te permite crear columnas calculadas para personalizar y enriquecer tus datos. Esto significa que puedes agregar nuevas columnas con valores generados a partir de fórmulas o reglas personalizadas, sin alterar los datos originales:

  1. Agregar una columna personalizada: Ve a la pestaña “Agregar columna” y selecciona “Columna personalizada”.
  2. Escribir una fórmula personalizada:
    • En el cuadro de fórmula, usa el lenguaje de expresiones de Power Query (M) para definir cómo se calcula el valor de la columna.
    • Por ejemplo:
      • Combinar texto: Text.Combine({[Nombre], [Apellido]}, » «)
      • Cálculos: [Precio] * [Cantidad]
      • Condicionales: if [Ventas] > 1000 then «Alto» else «Bajo»
  3. Ver el resultado: ¡Listo! la nueva columna se genera con los valores calculados según tu fórmula.

 

Integración con otras herramientas como Excel y Power BI

Por último, no olvides que Power Query permite integrarse con otras herramientas como Excel y Power BI, como ya hemos visto. Esto permite:

  • En Excel: transformar datos y cargarlos directamente en hojas de cálculo, con actualizaciones automáticas al cambiar la fuente.
  • En Power BI: limpiar y preparar datos para tus modelos y reportes, manteniendo todo sincronizado.

La integración asegura consistencia, actualizaciones automáticas y compatibilidad entre ambas herramientas, facilitando el análisis y la visualización de datos.

 

Recursos adicionales para seguir aprendiendo Power Query

En ITC Viesques entendemos la importancia de mantenerse actualizado en el mundo laboral, especialmente en el campo de la analítica de datos, tan a la orden del día. Por eso, te ofrecemos nuestros cursos EXCEL PRO III (Power Query, Power Pivot) y MICROSOFT EXCEL PRO III (Power Query y Power Pivot), donde aprenderás a sacar el máximo provecho de estas herramientas esenciales para trabajar con datos. Con estos cursos, podrás mejorar tus habilidades, optimizar tu trabajo y seguir creciendo profesionalmente. ¡No dejes pasar la oportunidad de seguir aprendiendo con nosotros y dar un gran paso en tu carrera!