Productividad personal: herramientas y técnicas para aumentar tu eficiencia

En el mundo actual, en el que la multitarea es la norma, la productividad personal se ha convertido en una habilidad invaluable. Ya sea que estés trabajando en un entorno corporativo o emprendiendo tu propio negocio, el manejo eficiente del tiempo y las tareas es clave para lograr el éxito. Afortunadamente, existen muchas herramientas y técnicas disponibles que pueden ayudarte a aumentar tu eficiencia y maximizar tu rendimiento.

Estrategias de gestión del tiempo y organización

Actualmente vivimos rodeados de estímulos: nuestro móvil, las notificaciones de las redes sociales, e-mails… por lo que en ciertas ocasiones puede llegar a resultar complicado concentrarse en una sola tarea o darle prioridad a cierto trabajo. Por suerte, también existen multitud de técnicas cuyo objetivo es el de ayudarnos a gestionar nuestro tiempo y a organizarnos mucho mejor, habilidades imprescindibles en cualquier puesto laboral.

Técnica Pomodoro: enfoque concentrado y descanso intermitente

La técnica Pomodoro es quizás una de las más conocidas actualmente, y es que destaca por su sencillez y por sus resultados positivos. Su objetivo es el de abordar los momentos de trabajo en ciclos cortos y descansando entre ellos. Cuenta con fases diferentes:

• 4 períodos de trabajo de 25 minutos cada uno, con un descanso de 5 minutos entre ellos.
• Tras la sesión cuatro, realiza un descanso más largo, entre los 20 y los 30 minutos.

Al alternar momentos de esfuerzo y de descanso, se consigue mantener la energía y la motivación. No te olvides, eso sí, de mantener lejos y silenciados tus dispositivos, y en general, cualquier cosa que pueda ser una distracción.

Matriz de Eisenhower: categorizar tareas en función de su urgencia e importancia

La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que ayuda, en especial, a diferenciar en un rápido vistazo aquellas tareas cuya prioridad es más alta, de las que pueden todavía esperar. De este modo, es más sencillo ordenar la carga de trabajo. Para hacer tu propia matriz de Eisenhower solo tienes que seguir unos pasos muy sencillos:

1. Establece cuatro cuadrantes diferentes: importante: urgente y no urgente; y no importante: urgente y no urgente, de modo que la caja quede dividida de dos en dos:

2. A continuación, divide tus trabajos y tareas en los cuadrantes. Para ello, ten en cuenta diferentes aspectos: qué tiene que solucionarse ahora, lo que se puede planear para hacer en un tiempo concreto, lo que se puede delegar a otra persona y lo que puede suprimirse por el momento o de manera definitiva.
3. Por último, y una vez tengas las tareas divididas, recuerda centrarte y focalizarte en los trabajos de mayor prioridad e ir pasando de manera progresiva al resto cuando se vayan completando.

Delegación eficiente: delegar tareas de manera efectiva para liberar tiempo y energía

Saber delegar tareas en otras personas que conforman el equipo y cuándo o no hacerlo es primordial. Aquí entra en juego la llamada “delegación eficiente”. Para conseguir realizarlo de la mejor manera posible, es recomendable tener en cuenta algunas claves y pasos:

• Lo primero de todo, apunta todas aquellas cosas que creas que puedes delegar.
• Escoge una persona o personas para cada una de ellas, siempre atendiendo a que tengan las cualificaciones indicadas para llevarlo a cabo.
• Cuando les comuniques la decisión, explica de manera clara el porqué de la decisión y otórgales poder de decisión sobre el proyecto.
• Supervisa la tarea y mantente disponible.

Sin dudar, saber delegar las tareas es sumamente efectivo para poder realizar una mejor organización y gestión del tiempo. Además, también aumenta la calidad de los resultados, puesto que es posible dedicarle a cada ocupación el tiempo que sea necesario.

Herramientas de productividad: la automatización y planificación

Además de técnicas para organizar de manera más eficiente el tiempo de trabajo, también existen cada vez más herramientas y aplicaciones para gestionar la organización del tiempo y aumentar la productividad. Algunas de las más destacadas son:

• Evernote: esta aplicación cuenta con un diseño sencillo, llamativo e intuitivo. En ella es posible crear listas, cuadernos, guardar notas, crear recordatorios e incluso añadir imágenes para que nada se nos escape. Además, todo esto se puede compartir con otros usuarios.
• Trello: es muy útil para organizar las tareas de un equipo, aunque también lo es para las tareas personales. También cuenta con una interfaz muy sencilla y visual. La información se organiza en columnas, pudiendo estas personalizarse como se desee. De igual modo, también es posible adjuntar archivos multimedia.
• Google Calendar: una de las herramientas más conocidas actualmente, gracias a que es gratuita y muy accesible. Si lo que buscas es darle una mayor organización a tu calendario para tener una mejor planificación, Google Calendar es una buena opción. En ella, se pueden programar eventos, citas, reuniones, recordatorios y compartir con otras personas los calendarios. Además, se cuenta con la posibilidad de trabajar junto con otras aplicaciones, como Trello.

El autocuidado: encontrando equilibrio y manteniendo la motivación

Cuando se trata de trabajo y organización, es indispensable atender siempre al autocuidado y a las habilidades personales, de manera que se mantenga una buena calidad de vida al mismo tiempo que se mejora la productividad. De hecho, las emociones tienen un impacto directo en el buen desempeño en el ámbito laboral, afectando al bienestar dentro y fuera del puesto de trabajo. Esto incluye:

• La salud física: es fundamental mantener una buena condición física para poder afrontar las exigencias del trabajo. Esto implica realizar ejercicio regularmente, tener una alimentación equilibrada y descansar apropiadamente. Además, hay que prevenir lesiones, enfermedades y trastornos relacionados con el entorno laboral, como el estrés o el síndrome de burnout.
• La salud emocional: esencial tanto para el rendimiento laboral como para la calidad de vida en general. Entraña manejar adecuadamente el estrés, las emociones negativas y los conflictos, así como cultivar habilidades como la resiliencia, la empatía y la inteligencia emocional. De igual manera, es prioritario buscar un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, estableciendo límites.
• La salud nutricional: una alimentación adecuada es fundamental para mantener la energía, concentración y resistencia necesarias en el ámbito laboral. Hay que procurar consumir alimentos saludables, equilibrados y en las cantidades adecuadas. También es recomendable evitar el consumo de sustancias nocivas como el alcohol y el tabaco.

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