Herramientas y Tecnologías para la Gestión de Riesgos en Contratos

La gestión eficaz de riesgos en contratos es esencial para proteger los intereses de las empresas en proyectos y acuerdos comerciales. En un entorno empresarial cada vez más complejo, las herramientas de gestión de riesgos en contratos desempeñan un papel crucial para facilitar esta tarea. Te contamos cómo las organizaciones pueden utilizar estas herramientas y tecnologías para rastrear y gestionar riesgos de manera más eficiente en la gestión de contratos.

La gestión de riesgos contractuales

El riesgo contractual es la probabilidad de que alguna de las partes de un contrato no cumpla debidamente las obligaciones que este refleja y que se han negociado al momento de la firma del acuerdo. Las consecuencias de esto pueden ser de muy diferente tipo; desde económicas, hasta legales e incluso de reputación.

Por lo tanto, cuando hablamos de la gestión de riesgos contractuales, nos referimos un tipo de herramienta y práctica que ayuda a la identificación, evaluación y manejo de los riesgos asociados a los contratos. Su objetivo no es otro que el de amparar los derechos de las partes involucradas, disminuyendo los peligros y con ellos, las pérdidas económicas y demás riesgos asociados a una mala práctica o al incumplimiento de los acuerdos legales.

Tecnologías para la gestión de contratos

Con el paso del tiempo, han ido en aumento tanto el número de contratos que deben manejar, y con ellos, las inseguridades que conlleva la gestión manual de los mismos. Por esto mismo, han ido surgiendo herramientas digitales para asumir esta tarea.

Software especializado

Unas de las herramientas más útiles para la gestión de riesgos contractuales son los softwares especializados. Aquí encontramos, por ejemplo, programas de automatización y de colaboración en documentos. Estas disminuyen de manera considerable la probabilidad de error que existe cuando un contrato se redacta manualmente, a la par que dota de mayor agilidad al proceso.

Como resultado, se tiene más control de cada fase y los tiempos de gestión y aprobación son mucho menores; de igual modo, los documentos pueden ser revisados y cambiados en tiempo real por todos los interesados, sin necesidad de que estos sean enviados como adjuntos en un correo, por ejemplo.

También existe software que permite acceder a múltiples plantillas de contratos personalizables de forma rápida y sencilla, negociar los mismos, firmarlos mediante la firma electrónica, notificar de cualquier modificación en tiempo real a las partes implicadas e incluso procesar pagos e importar datos de clientes. Además, muchos programas y aplicaciones están disponibles para usarse en ordenadores, pero también en móviles y tabletas.

Analítica de datos en la gestión de riesgos contractuales

La analítica de datos desempeña un papel crucial en la gestión de riesgos en contratos, ya que hace posible a las empresas identificar y mitigar posibles riesgos antes de que se conviertan en problemas significativos que afecten a las organizaciones. A través de él, estas pueden tomar decisiones informadas y tomar medidas preventivas para proteger sus intereses.

Por ejemplo, gracias a la posibilidad de poder estudiar un gran volumen de datos al mismo tiempo, se pueden identificar cualquier tipo de variación en los contratos, como en los términos y condiciones, su duración o incluso cambios en cláusulas que pueden suponer un riesgo.

Beneficios y desafíos de la implementación tecnológica

La implementación de software para la gestión de contratos conlleva una serie de ventajas y beneficios para las compañías, frente a una gestión más tradicional. De igual manera, existen algunos desafíos que nunca hay que perder de vista, en especial cuando se trabaja con nuevas tecnologías.

Ventajas de las tecnologías en la gestión de contratos

• Presupuesto bajo control: al efectuar procesos más eficientes para las compañías, se realiza un menor gasto, tanto de recursos como de tiempo empleado. Como consecuencia, el coste económico empleado en estas tarreas se reduce.
• Cumplimiento de los contratos: las herramientas de gestión contractual son, en general, más precisas que la mano humana. Además, también permiten detectar mucho más rápido incumplimiento de cláusulas, siendo capaz de solucionar el problema antes de que sea demasiado tarde.
• Comunicación y administración: para que un contrato se cumpla de la mejor manera posible, es necesario que todas aquellas partes participantes estén debidamente informadas y en contacto. Los softwares de gestión inteligente, como ya comentamos, permiten realizar esto. Gracias a esto, la probabilidad de éxito es mayor.

Desafíos del uso de tecnología para la gestión contractual

• Formar a los empleados: es importante que todos los empleados que vayan a manejar programas o software especializado en la gestión de contratos sepan hacerlo a la perfección. De lo contrario, podría correrse el riesgo de que los datos se traten de manera incorrecta, poniendo en peligro la privacidad de la empresa y de quienes participan en dichos acuerdos contractuales.
• Adaptar los flujos de trabajo: cuando se integran nuevos procesos en el trabajo del día a día, normalmente hay que realizar ajustes en la manera en que se ejecutan las tareas para incorporar el empleo de la tecnología de forma efectiva, segura y óptima. Esto exige un estudio previo para conocer cómo efectuarlo, además del esfuerzo por parte de toda la empresa para acomodarse a todo ello.
• Elección del programa más adecuado: siempre hay que evaluar varias opciones en el mercado y seleccionar aquella que mejor se ajuste a las necesidades de la organización. Además, para ello es recomendable considerar los requisitos específicos de la empresa, como el tamaño, la complejidad y el volumen de contratos a gestionar.

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